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建立採購人員績效評估指標 企業可大幅降低採購成本(102/2/4)

採購總務部門對外代表公司,對內將協助各部門充分發揮功能,更是企業降低成本、提升整體競爭力的關鍵因素!中華人事主管協會資深講師 李朗日提到,採購人員為了長遠發展,應建立雙贏的供應商夥伴關係,首先要減少供應商的班底數量(Reduce Supplier Base),合理的供應商數量有助於降低成本,以及有效的管理供應商;建立互信的交易基礎(Mutual Trust):公平、公正、合理、尊敬、廉潔、言行一致等做法。
 
再來要營造無障礙的溝通環境(Efficient Communication),誠懇的雙向溝通分享資訊(sharing information)、了解彼此文化差異、從基層人員到高階主管、從願景到技術 /產品的發展等,主動積極的做法,一起解決採購與供應問題;提升彼此的信任與忠誠度:採購獲得供應商對訂單突然增加的迅速回應、要求供應商提前交貨、確保零組件的立即交貨等。供應商更樂於提供技術支援、自備庫存、其他服務、容易談判、更好條款等,並且定期尋求供應商之回饋(feed-back)意見。

李朗日指出,供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI),研發在規格開發的過程初期,邀請一個或多個經過篩選的供應商,參與買方的產品設計小組的做法。供應商先期參與的目的,是在運用供應商的專業知識以及經驗,來共同設計開發出符合可有效製造的產品規格。供應商先期參與的優點,包括製造程序、資本財獲得預算、產品或服務的開發/實施、成本、品質、供料供給率、技術、設計、產品共同開發、循環時間等雙方事前協商合理價格,縮短研發時間,促使新產品早點上市,爭取市場時機。採購先期參與(Early Purchasing Involvement , EPI),事先了解客戶部門之未來計劃、消費習慣、使用技術、組織中角色之自我定位、外部需求等,在新產品開發過程和研發部門互動並參與作業。

也要遵行準時付貨款(On Time Payment):採購最基本應遵循,以金錢與供應商交換物品與服務,從供應商的角度,這是對合約履行的承諾,有助於獲得供應商最佳的配合;對供應商進行教育訓練(Supplier Education and Training),視供應商為在外工廠的延伸,與供應商擁有共通的語言,視為一種投資;最後就是要聯合進行持續性的改善 (Joint Continuous Improvement),對目標的共識 (common goals),衡量績效的最佳方法,供應商認證程序的重要環節。

李朗日提到,到底如何訂定採購部門績效指標?首先可從利潤供獻度分析比較,再來可從原物料、零組件價格比較,例如從標準成本或目標價格比較、去年或上次價格比較、底價或預算比較、市場行情價格趨勢指數、預購損益或定期成本降幅數據分析,在物料與服務品質統計部份,以供應商每批交貨的退貨或不良率統計,做為設計修改及物料替代的改善。供應商的可靠性評估比較部份,則可從延遲交貨與批退拒收次數、物料運送錯誤訂單比率、交貨數量錯誤訂單比率、運送廠商運輸服務之品質與可靠性比較等。

在供應商的開發家數部份,則要考量採購選對供應商對企業成本影響非常重大,當供應商愈是可靠、配合度佳,雙方交易成本也就愈低;在訂貨數量與存貨投資比較方面,則可以目標存貨與實際存貨水準比較、呆滯料數量統計、缺料與停線次數、供應商庫存與存貨節省比較等;在採購支援的有效性方面,則可從遲交訂單、延遲交貨之缺貨比率、延遲交貨導致停線次數等;在顧客滿意度部份,可從 外部顧客(參與貨源搜尋供應商滿意度調查),或內部顧客(採購主動與業務、研發、生管、工廠等部門溝通與協商之滿意度調查),最後則可進行創造力,也就是對供應商的發掘價值與創新調查。

而採購人員績效評估指標,每項依百分比計算分數參考如下:
1、採購金額評核:採購人員當月份採購金額除於每月平均採購金額
2、採購效益評核:採購人員當月份採購效益除於每月平均採購效益
3、採購件數評核:採購人員當月份採購件數除於每月平均採購件數
4、採購天數評核:採購人員當月份採購天數除於每月平均採購天數
5、品質異常件數評核:採購人員當月份品質異常件數除於每月平均品質異常
件數
6、交期異常件數評核:採購人員當月份交期異常件數除於每月平均交期異常
件數。
7、供應商開發家數評核
8、採購作業期限縮短評核
9、主管評核(品德、合作、交辦、管理等)

中華人事主管協會執行長 林由敏提到,為協助採購人員提升解決問題與專業能力,並建立良好的採購供應管理機制,特別邀請具有超過30年採購管理經驗的李朗日老師,與具有多年採購總務執行經驗的姜正偉與朱根正老師,聯手擘劃【採購暨總務專業人員認證班】,台北場將於3/2(六)準時開課,本認證課程嚴選採購暨總務核心職能,從採購總務策略規劃及作業流程開始,透過優質供應商遴選與長期信任合作關係建立,到採購供應的風險管理及契約製作,結合採購談判議價與資產盤點,不僅能夠提高工作效率,更能讓成本降低,亦能有效提升採購總務人員之執行管理能力,更能增加自己無可取代性及提升對企業獲利能力的貢獻度!同時開辦【A.P.S採購與供應從業人員基礎採購檢定班】與【C.P.P.採購管理師認證班】,強化您的職場競爭力!

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